Vattenfall

Nieuwe contracten Vattenfall: korter, duidelijker en vol energie

Overeenkomsten die energie geven. Dat is de insteek van Vattenfall, dat zijn arbeidsovereenkomsten grondig heeft vernieuwd. De contracten zijn geen taaie verzameling meer van juridische bepalingen, maar levendige documenten die laten zien waar het bedrijf voor staat en wie het als werkgever is. Korter, persoonlijker en met oog voor hun missie.

Als één van de grootste energiebedrijven in Europa neemt Vattenfall haar verantwoordelijkheid en zet ze zich in voor een toekomst waarin we voor onze energie minder afhankelijk zijn van het gebruik van fossiele brandstoffen. Vattenfall begint daarbij met zichzelf, helpt haar klanten op weg en werkt samen met bedrijven, industrieën en overheden. In Nederland werken ongeveer 4000 medewerkers tijdens hun ‘klimaatslimme carrière’ hard aan het realiseren van deze grote veranderingen.

Gewenste uitstraling

Bij Vattenfall staan sociaal werkgeverschap, diversiteit, inclusie en gelijke kansen voor iedereen voorop, zegt Elke Smits, HR-director Vattenfall Nederland. “Onze oude overeenkomsten lieten te weinig zien van onze identiteit. We werken voor een ontzettend mooi bedrijf met veel unieke kansen en faciliteiten en die contracten deden hier geen recht aan. Het begeleid traject Conscious Contracting bood ons de kans om ook in onze arbeidsovereenkomsten te laten zien waar we voor staan en wie we zijn als werkgever.”

Er was binnen de HR-afdeling ruimte om hier invulling aan te geven. Chloé van Geffen, Senior Employment Counsel bij Industrial Relations/HR Legal, ging er als projectleider mee aan de slag: “Ik kreeg de vrije hand en kon mijn eigen aanpak kiezen.” De aanleiding was zowel inhoudelijk als procesmatig. “Het contract zelf voldeed niet meer aan de gewenste uitstraling en was niet voor iedereen te begrijpen. Bovendien was het proces rondom contractering bewerkelijk.”

Meerdere varianten vanwege diversiteit

Er werd een brede werkgroep gevormd met HR-businesspartners, recruiters, communicatie, vertegenwoordigers van de medezeggenschap en juridische ondersteuning. Dat bleek essentieel, gezien de grote diversiteit aan functies en arbeidsverhoudingen binnen Vattenfall: “Van kantoormedewerkers, bijvoorbeeld op ons call center, tot mensen die op locatie werkzaam zijn, veelal technisch geschoolde mensen. Ook werken er veel expats bij ons”, vertelt Van Geffen. “En we hebben medewerkers die vooral visueel en praktisch georiënteerd zijn, maar ook medewerkers die juist behoefte hebben aan uitgebreide en gedetailleerde informatie.”

Die diversiteit leidde tot een praktische uitdaging: het grote aantal varianten. “We hebben acht soorten arbeidsovereenkomsten met elk weer meerdere versies.” De groep koos ervoor om te starten met het CAO-contract voor nieuwe medewerkers. “Dat is besproken met de medezeggenschap. Anders kan het beeld ontstaan dat er inhoudelijk iets wijzigt, ook al is dat niet zo.”

Medewerkers betrekken

Een contract is pas echt conscious als ook medewerkers betrokken zijn. Daarom zaten er niet alleen vertegenwoordigers van de medezeggenschap in het projectteam, maar organiseerde Vattenfall ook nog een online focusgroep met medewerkers en managers. Doel: gezamenlijk tot een top 3 komen van zaken die aangepast konden of moesten worden in de arbeidsovereenkomst en de aanbiedingsbrief – qua inhoud, taal of vormgeving.

De opbrengst was zeer waardevol. De deelnemers gaven aan dat het belangrijk was om – naast de juridische kern – “meer enthousiasme en Vattenfall-drive uit te drukken die we wél allemaal ervaren op de werkvloer”. Daarnaast pleitten zij voor meer differentiatie naar functie en schaalniveau, zodat de teksten beter zouden aansluiten bij de belevingswereld van de medewerker. Tot slot werd opgemerkt dat het contract op sommige punten “nog korter en bondiger” kon, zonder verlies van inhoud, om te voorkomen dat medewerkers “er maar doorheen zouden scrollen”. Deze signalen werden door het projectteam meegenomen in de vervolgstappen.

Contract passend bij karakter van het bedrijf

Het herschrijven van de overeenkomst begon met het schrappen van tekst. Van Geffen: “Vijf pagina’s met lange, juridische tekst, geschreven vanuit werkgeversperspectief. Daar moesten we vanaf.” Dat bleek niet eenvoudig: “Als jurist denk je snel: dit moet erin. Dus je moet echt anders leren denken.”

Smits vertelt dat het traject ze echt aan het denken heeft gezet over wat zij belangrijk vinden in hun arbeidsovereenkomst.. Naast inhoudelijke keuzes was de toon van het contract onderwerp van gesprek. “Vattenfall is een vooruitstrevend, innovatief en door kennis gedreven bedrijf. Dit mag gereflecteerd worden in de overeenkomst, zodat dit past bij het karakter van het bedrijf.”

Vattenfall wilde in het contract ook helder maken wat het medewerkers te bieden heeft.  Van Geffen: “Je moet jezelf een beetje verkopen. Zeg niet alleen ‘je hebt recht op’, maar ook ‘dit krijg je van ons’. Vattenfall biedt veel mooie arbeidsvoorwaarden die gezien mogen worden.” Daarom is nu meer de nadruk gelegd op de ontwikkelingsmogelijkheden bij het bedrijf en de mogelijkheid van het Foundation-verlof wordt expliciet benoemd. Dat laatste zijn verlofuren die medewerkers krijgen voor hun vrijwilligerswerk voor de Vattenfall Foundation.

Van:

• 5 pagina’s tekst en 16 artikelen
• Lange, juridische zinnen
• Weinig over wat Vattenfall uniek maakt

Naar: 

• 3 pagina’s met 8 artikelen en afbeeldingen
• Overzichtelijk en in de Vattenfall-huisstijl
• Toegankelijker, gelijkwaardiger en persoonlijker
• Missie, kernactiviteiten en extra’s die Vattenfall biedt uitgelicht 

Herkenbaarheid en toon

Om het contract overzichtelijker te maken zijn zaken samengevoegd. Zo zijn alle bepalingen rondom geldzaken en verlof bij elkaar gezet. “De Vattenfall-huisstijl zorgt voor herkenbaarheid”, zegt Van Geffen. “En de toon is gelijkwaardiger, toegankelijker en persoonlijker: we gebruiken nu bijvoorbeeld jij en wij in plaats van werknemer en werkgever.”

De missie van Vattenfall, ‘een toekomst waarin we voor onze energie minder afhankelijk zijn van het gebruik van fossiele brandstoffen’, en ‘focus op energie’ komen ook terug: “Bijvoorbeeld ‘vakantie en verlof – om je batterij op te laden’. Of ‘treinreizen – werken aan een duurzame toekomst’.”

‘We zijn nog niet klaar. Maar we hebben wél een flinke slag gemaakt’

De eerste medewerker die de nieuwe overeenkomst krijgt, komt per 1 oktober in dienst. Vattenfall gaat de ervaringen van nieuwe medewerkers en mensen die hier dagelijks mee aan de slag zijn monitoren.

De ambitie is om op termijn ook andere contracten, brieven en regelingen te herzien: “Inmiddels hebben we ook een brochure, waarin regelingen en extra’s die we bieden overzichtelijk worden weergegeven”, aldus Van Geffen.

Er wordt ook nauw samengewerkt met de collega’s van Brand Experience om de klantbeleving en medewerkersbeleving nog beter op elkaar aan te laten sluiten.

Ander perspectief

Het traject levert meer op dan de nieuwe arbeidsovereenkomst alleen, vindt Van Geffen. “Het nodigt uit om stil te staan bij hoe je als organisatie zaken wilt regelen en opschrijven. Het leidt tot goede gesprekken. Je krijgt een ander perspectief.” Ook het arbeidscontract laat nu volgens haar zien dat Vattenfall een sociale werkgever is, in doen en laten. “Het eindresultaat is echt Vattenfall!”

Tip voor andere bedrijven

Van Geffen heeft nog een tip voor andere bedrijven die hun arbeidsovereenkomsten ‘conscious’ willen maken: “Zelf schrijven is essentieel: dan gaat het leven en wordt het gedragen!”

 

 

Zelf aan de slag?

Wil jij ook een medemenselijke arbeidsovereenkomst? Download dan de Routekaart om direct zelf aan de slag te gaan of meld je aan voor ons Do-It-Yourself traject Conscious Contracting.