‘We kiezen heel bewust wat we willen uitlichten in het contract’
Geen eindeloze overleggen, maar gewoon beginnen. Zo pakte Future Up (voorheen MVO Nederland) het vernieuwen van het arbeidscontract aan. Het mocht mensgerichter, overzichtelijker en vooral positiever. Hr-manager Erin Troost leidde de overstap: “Nu past het contract bij wat Future Up wil uitstralen.”
Met ruim twintig bijlages en ingewikkelde juridische taal was het oorspronkelijke arbeidscontract van Future Up niet het warme welkom waar je als nieuwe werknemer op hoopt, stelt Troost. “Het was dan ook onze wens om af te stappen van het klassieke contractformat vol risico’s en regels, en over te gaan naar een vriendelijk document.”
De verandering van het functiehuis was ook een belangrijke reden om het arbeidscontract aan te pakken. Future Up schakelde over van een traditioneel schalenstelsel naar een systeem op basis van skillsets. Medewerkers kunnen zich hierbij ontwikkelen van junior naar senior. Dit nieuwe functiehuis werd gekoppeld aan een nieuw salarishuis, waardoor het noodzakelijk was om ook het arbeidscontract te vernieuwen. “Dit gaf ons een duidelijke deadline en creëerde urgentie om het project goed en tijdig door de organisatie te krijgen.”
Bekijk de arbeidsovereenkomst
Erin Troost, HR-manager bij Future Up
Juridische kracht
De aanpak van Future Up was pragmatisch. Troost: “Ik ben het oude contract kritisch gaan bekijken. Wat moet er echt in staan? Wat kunnen we korter en duidelijker maken? En hoe maken we het menselijker zonder dat het aan juridische kracht verliest?”
Het contract werd teruggebracht van vier naar twee pagina’s, met op de voorkant een overzicht van de belangrijkste punten en op de achterkant de noodzakelijke kleine lettertjes, met daarin geheimhouding, relatiebeding en intellectuele eigendomsrechten.
De arbeidsvoorwaarden, die voorheen dertig pagina’s besloegen, werden ingekort tot slechts twee pagina’s. De rest verhuisde naar het personeelshandboek, dat ook verder werd ingekort. Juridische bepalingen werden herschreven in begrijpelijke, toegankelijke taal.
Secundaire arbeidsvoorwaarden
Er werden ook nieuwe elementen aan de overeenkomst toegevoegd, zoals een duidelijk overzicht van secundaire arbeidsvoorwaarden op de eerste pagina. Troost: “Vitaliteitsvergoeding, telefoonvergoeding en ov-vergoeding staan daar nu beter uitgelicht. Omdat we mensen willen stimuleren met de trein te reizen, noemen we alleen de ov-vergoeding. Andere opties, zoals een reiskostenvergoeding voor de auto, staan wel in het personeelshandboek, maar krijgen geen podium in het contract. We faciliteren nog steeds veel, maar kiezen bewust voor wat we uitlichten.”
Voor het ontwerp van de nieuwe overeenkomst heeft Future Up bewust gekozen voor een strakke en sobere lay-out. “Het moest vooral helder en eenvoudig blijven.”
Troost was de kartrekker in het hele proces, maar het was wel een gezamenlijke inspanning, zegt ze. “De ondernemingsraad dacht mee vanuit medewerkersperspectief, onze nieuwe bestuurder Ankie Wersch keek mee en het communicatieteam hielp bij het ontwerp. Ik heb het voortouw genomen, maar het was echt teamwork.”
Vliegende start
Hoewel het om een inhoudelijk complex onderwerp ging, vond Troost het al met al wel behapbaar. “Je moet er echt even goed voor gaan zitten en je erin verdiepen. Maar als je dat doet, merk je dat het allemaal niet zo ingewikkeld is. Door inspirerende voorbeelden van andere organisaties te bekijken, kreeg ik al een idee over hoe ik het wilde gaan doen. Dat gaf me een vliegende start.”
In totaal werkte ze gedurende een maand één dag per week aan de teksten van de nieuwe overeenkomst. “Je maakt verschillende versies, zet puntjes op de i en zoekt steeds naar de beste formulering. Het kost tijd, maar dat hoort erbij.”
“Meer vanuit vertrouwen kunnen handelen”
Taal door iedereen anders geïnterpreteerd
Future Up nam de tijd voor de implementatie. Troost: “We hebben een kwartaal gebruikt om het helemaal op orde te krijgen.” De reacties vanuit de organisatie waren positief. “Mensen vonden het verfrissend, al waren er soms wel wat vragen over informatie die we bewust hadden weggelaten. Zo staat er bijvoorbeeld dat medewerkers vrij zijn tussen kerst en oud en nieuw, maar daar staat nu niet meer bij dat dat extra vrije dagen zijn. Daarvan hebben we geleerd dat we dat in de volgende versie expliciet moeten benoemen. Zo merk je dus dat taal door iedereen anders wordt geïnterpreteerd.”
Secure Base Leiderschap
Voor Future Up, een organisatie met ruim vijftig medewerkers, past het vernieuwen van het arbeidscontract en de arbeidsvoorwaarden binnen een bredere beweging in de organisatie. “We zijn een lerende omgeving, waarin fouten maken mag en waarin je wordt uitgedaagd om te groeien. We werken sinds een jaar met het gedachtegoed van Secure Base Leadership, wat een veilige basis creëert om te ontwikkelen.”
Die verandering is nog pril, benadrukt Troost. “We zetten de eerste stappen in die richting. We komen uit een periode waarin alles dichtgetimmerd was in een handboek van dertig pagina’s. Dat verander je niet van de een op de andere dag.”
“Onze bestuurder zegt geregeld: doe wat jij denkt dat in het belang is van jezelf én de organisatie. De komende jaren willen we als organisatie groeien naar een cultuur waarin regels minder leidend zijn en mensen meer vanuit vertrouwen kunnen handelen. We zijn nu bezig de voorwaarden daarvoor te scheppen. Het nieuwe arbeidscontract is een mooi eerste wapenfeit. Het maakt het heel praktisch dat je het als organisatie anders gaat doen.”
Do-It-Yourself traject
Future Up nam deel aan het Do-It-Yourself traject. Troost over het traject: “Het Do-It-Yourself-traject Conscious Contracting hielp ons goed om over te stappen naar een vriendelijk document zonder allerlei risico’s en regels. Het traject is duidelijk opgezet, met na elke module heldere feedback en conclusies. Zo leerden we gaandeweg steeds meer over conscious contracting.”
Zelf aan de slag?
Wil jij ook een conscious contract? Bekijk ons aanbod en ga aan de slag!