Van juridisch document naar warm welkom
“Waarom een samenwerking beginnen vanuit wantrouwen?” Die vraag stelde Marion Raaijmakers zich toen ze ongeveer een jaar geleden als HR Specialist Beleid en Projecten bij het Liliane Fonds begon. De hr-documenten waren juridisch wel correct, maar vooral geschreven om risico’s af te dekken en niet om mensen welkom te heten.
Het Liliane Fonds en MIVA, waar samen ruim negentig mensen werken, zetten zich in voor een wereld waarin kinderen met een handicap in de armste delen van de wereld volwaardig kunnen meedoen. Raaijmakers vond dat diezelfde mensgerichte benadering ook zichtbaar moest zijn in de relatie met medewerkers. En die begint bij de arbeidsovereenkomst, die ze om deze reden herschreef, zodat die niet alleen juridisch houdbaar is, maar ook laat zien wie het Liliane Fonds en MIVA zijn en hoe zij met medewerkers willen samenwerken.
Bekijk de arbeidsovereenkomst
‘Belangeloos investeren in vertrouwen’
Op zoek naar inspiratie voor die nieuwe overeenkomst stuitte ze via Google op conscious contracting, een concept dat volgens haar goed aansluit bij de kernwaarden van het Liliane Fonds: openheid, verbinding en vertrouwen. “Het sprak me aan dat je niet begint met juridische verplichtingen, maar met de vraag: wat willen we samen bereiken en wat mogen we van elkaar verwachten? Dat voelt veel logischer als je een samenwerking aangaat.”
Toen Raaijmakers zag dat ze kon deelnemen aan het DIY-traject Conscious Contracting, twijfelde ze geen moment. “Het was een mooie kans om begeleid aan de slag te gaan. Bovendien willen wij dat al onze inkomsten zoveel mogelijk aan ‘onze kinderen’ worden besteed. Dus dat het team van Conscious Contracting ons hier geheel belangeloos in wilde begeleiden, maakte de stap extra aantrekkelijk.”
Daarnaast sloot het traject goed aan bij een bredere ontwikkeling binnen de organisatie. “Wij zitten midden in een traject rond Diversiteit, Gelijkwaardigheid & Inclusie, waarbij we de betrokkenheid van medewerkers met allerlei achtergronden willen vergroten. Daarom ben ik ook bezig om onze hr-documenten toegankelijker te maken. Conscious contracting past daar heel mooi bij.” Hoewel het binnen de organisatie niet werd gezien als een prioriteit, kreeg Raaijmakers toch de ruimte om de arbeidsovereenkomst onder handen te nemen. Met name haar manager, Muriel Stokhuijzen, Manager HR, zag hierin kansen.
Maaike Scholten (HR Adviseur), Muriel Stokhuijzen (HR Manager), Maureen Verhoeve (HR Medewerker), Marion Raaijmakers (HR Specialist Beleid & Projecten) en Ilse van Tolij (HR Medewerker) bij Liliane Fonds
Eensgezinde reacties
Voordat ze ook maar één zin herschreef, wilde ze eerst weten hoe collega’s de bestaande arbeidsovereenkomst ervoeren. Ze zette een kleine survey uit onder medewerkers en daaruit kwam één duidelijke wens naar voren: maak afspraken die begrijpelijk zijn en passen bij hoe we met elkaar omgaan. “Natuurlijk vertellen we tijdens sollicitatiegesprekken uitgebreid wie we zijn en waar we voor staan, maar in het contract zag je dat nauwelijks terug. Terwijl dat document juist het eerste is wat iemand thuis rustig gaat lezen.”
Daarom staat in de nieuwe arbeidsovereenkomst niet meer alleen welke afspraken werkgever en medewerker met elkaar maken, maar ook wat het Liliane Fonds en MIVA belangrijk vinden. Er is aandacht voor de cultuur van de organisatie, de kernwaarden, inclusie, diversiteit en gelijkwaardigheid. Ook onderwerpen als vitaliteit, ontwikkeling, thuiswerken en de belangrijkste arbeidsvoorwaarden hebben een plek gekregen. “Je wilt dat nieuwe collega’s vanaf de eerste pagina voelen bij wat voor organisatie ze gaan werken.”
Ook de vormgeving draagt bij aan dat gevoel. Zo is de hele employee journey als een doorlopende route in de arbeidsovereenkomst verwerkt, met tekstvlakken in verschillende kleuren die een duidelijke onderverdeling maken. Voor MIVA is dezelfde opzet gebruikt, maar dan in de eigen huisstijlkleuren, inclusief bijpassende pictogrammen.
“Wij willen de mensen die bij ons komen werken het gevoel geven dat ze een mooie reis gaan maken”, zegt Raaijmakers. “Van werving en selectie tot wat ze in hun verdere loopbaan van ons kunnen verwachten. Daarbij leggen de kinderen met een handicap die wij ondersteunen in de armste delen van de wereld ook een reis af; het is belangrijk dat nieuwe collega’s vanaf het begin begrijpen waarvoor we ons iedere dag inzetten.”
Proeftijd wel of niet?
Opvallend is dat de nieuwe arbeidsovereenkomst meer informatie bevat dan de oude versie, terwijl het document ongeveer even lang is gebleven. “Dat komt doordat bewust is gekeken welke informatie echt thuishoort in een arbeidsovereenkomst en welke beter elders kan worden ondergebracht”, vertelt Raaijmakers. Zo verdwenen onder meer uitgebreide verwijzingen naar het ziekteverzuimprotocol, bepalingen over werkvergunningen, het toepasselijk recht en het wijzigingsbeding. “De proeftijd durfden we voor beide partijen nog niet helemaal los te laten; misschien wordt dat een volgende stap.”
Nadat het nieuwe document was goedgekeurd door het managementteam en de ondernemingsraad ook enthousiast had gereageerd, kregen de medewerkers het te zien tijdens de maandelijkse morning stand up. “De reacties waren heel positief. Mensen zagen meteen dat dit echt iets anders is dan een traditionele arbeidsovereenkomst.”
In navolging van het arbeidscontract heeft Raaijmakers het managementteam aangeraden om in de toekomst ook andere overeenkomsten, zoals die met leveranciers en partners, ‘conscious’ te maken. Op dit moment is ze bezig met het herschrijven van de gedragscode; daarna gaan ook de arbeidsvoorwaardenregeling en de informatie op SharePoint op de schop. “Medewerkers moeten informatie straks veel makkelijker kunnen vinden. Niet eerst zestig pagina’s doorzoeken, maar gewoon snel antwoord krijgen op vragen als: hoe meld ik me ziek of hoe vraag ik ouderschapsverlof aan?”
Risico’s loslaten
Voor organisaties die nog twijfelen of conscious contracting iets voor hen is, heeft ze een duidelijk advies: “Durf risico’s los te laten. Veel beleid is geschreven voor uitzonderingssituaties die in de praktijk nauwelijks voorkomen. Dan richt je je hele organisatie eigenlijk in rondom risico’s.”
Volgens haar levert een benadering vanuit vertrouwen uiteindelijk meer op dan een document waarin ieder denkbaar risico is dichtgetimmerd. “Je wilt dat mensen met plezier bij je werken, maar ook met een goed gevoel vertrekken als ze ooit ergens anders gaan werken. Dan moet je niet beginnen vanuit wantrouwen, maar vanuit de relatie die je samen wilt opbouwen.”
Zelf aan de slag?
Wil jij ook een conscious contract? Bekijk ons aanbod en ga aan de slag!