Matecs bewijst: een nieuw arbeidscontract hoeft geen megaproject te zijn
Veel organisaties zien op tegen het vernieuwen van hun arbeidsovereenkomst, omdat ze denken dat het veel werk is. Maar dat hoeft helemaal niet zo te zijn. Matecs uit Roosendaal bewees tijdens het Do-It-Yourself-traject Conscious Contracting dat een nieuwe overeenkomst best snel gerealiseerd kan worden.
Metaalbewerkingsbedrijf Matecs heeft ruim dertig mensen in dienst, van wie ongeveer een derde op kantoor werkt en de rest in de productie. Juist voor die productiefuncties is het een uitdaging om nieuwe collega’s te vinden, weet Esther Tims, manager Quality & HR bij Matecs. “We zitten in een krappe arbeidsmarkt. Goede vakmensen zijn schaars. Daarom zijn we voortdurend bezig met de vraag: hoe presenteren we ons als werkgever en past dat nog bij deze tijd?”
Bekijk de arbeidsovereenkomst
‘Noodzakelijk kwaad’
Dat laatste gold volgens Tims zeker niet voor de arbeidsovereenkomst, die in de loop der jaren was uitgegroeid tot een document van zes pagina’s. De basis kwam van de Koninklijke Metaalunie (de branchevereniging in de mkb-maakindustrie) en de accountant, aangevuld met allerlei bepalingen en verwijzingen. “Als ik die overeenkomst met nieuwe collega’s doornam, zag ik halverwege het gesprek vaak dat ze afhaakten. Dat snap ik ook: vooral onze productiemensen zijn doeners. Die zijn het niet gewend om lange juridische teksten door te lezen.”
Tims zag het arbeidscontract als ‘een noodzakelijk kwaad’. “Niemand klaagde erover, maar ik schaamde me er soms wel een beetje voor. Ik dacht: kan dat nou niet vrolijker en vriendelijker?” Daar kwam bij dat het contract vol stond met herhalingen van bepalingen die ook al in de arbeidswet staan en met verwijzingen naar de cao en het bedrijfsreglement. “Ik denk dat niemand echt naar die verwijzingen keek.”
Minder ingewikkeld
Ze ging het Do-It-Yourself-traject naar eigen zeggen “heel open” in. “Ik dacht: ik zie wel of het iets voor mij is. Is het niks, dan heb ik het in ieder geval geprobeerd.” Dat het traject laagdrempelig en gratis was, speelde daarbij wel een rol. “Wij zijn maar een klein bedrijf en als je een hoop geld moet gaan uitgeven aan iets wat op zich wel voldoet, weet ik niet of ik het gedaan zou hebben.”
Al snel merkte ze dat het herschrijven minder ingewikkeld was dan ze vooraf had gedacht. “Eigenlijk was het vooral een kwestie van er even voor gaan zitten.” De uitleg van de advocaten hielp daarbij. “Het was verhelderend om te horen dat alles wat in de cao en het bedrijfsreglement staat zo kan worden weggestreept en dat wat in de wet vastligt niet herhaald hoeft te worden. Door dit traject kon ik dat makkelijker loslaten.”
Ook de schrijfwijzer bood houvast. “Je krijgt voorbeelden van teksten die vriendelijker zijn geformuleerd. Die passen veel beter bij ons bedrijf dan de formele juridische taal die we gebruikten.”
Weggelaten bepalingen
Het eindresultaat is een arbeidsovereenkomst van twee pagina’s. Veel onderdelen verdwenen volledig. Zo haalde Tims onder meer het studiekostenbeding eruit, net als uitgebreide bepalingen over ziekte, re-integratie, nevenwerkzaamheden en het gebruik van zakelijke e-mail. “Dat staat allemaal al in het bedrijfsreglement, dus waarom zou je het nog een keer opschrijven?”
Het studiekostenbeding wordt bij Matecs in een aparte overeenkomst opgesteld. “Dan heeft het weinig zin om allerlei terugbetalingsregelingen ook nog eens standaard in de arbeidsovereenkomst op te nemen.”
Een aantal bepalingen bleven bewust behouden, zoals het relatiebeding, het anti-ronselbeding en afspraken over intellectueel eigendom. “Die staan ook in ons bedrijfsreglement, maar bij sommige functies vind ik het belangrijk om het gesprek daar tijdens de indiensttreding ook echt over te voeren. Bijvoorbeeld met onze engineer of mensen in de verkoop, want we hebben producten waarvan we niet willen dat die gekopieerd worden. Het bedrijfsreglement neem ik niet helemaal door met iemand die nieuw bij ons in dienst komt, de arbeidsovereenkomst wel.” Wel zijn ook deze bepalingen nu veel begrijpelijker geformuleerd.
Esther Tims, manager Quality & HR bij Matecs
‘Niet nog frivoler’
De nieuwe arbeidsovereenkomst is vormgegeven in de huiskleur paars, met enkele illustraties. Tims liet het ontwerp eerst door haar dochter bekijken. “Die zei: ‘Je moet er wel voor waken dat het niet te kinderachtig wordt, want daar kan het ook een beetje naar gaan neigen.’ Daarom heb ik er bewust voor gekozen om het niet nog frivoler te maken.” De stripachtige voorbeelden uit het traject gebruikte ze niet: “Dat is niks voor ons.”
De uiteindelijke vormgeving werd opgepakt door de vaste reclameman van het bedrijf, die ook verantwoordelijk is voor de huisstijl en de website. Tims: “Mijn eigen opzetje in Word zag er toch wat te knip-en-plakkerig uit. Hij heeft er iets moois van gemaakt. Na een paar kleine aanpassingen was ik tevreden. Misschien dat we over een paar jaar denken: het contract mag wel weer eens een beetje opgeleukt worden. Maar voor nu is het prima zo.”
Binnen het bedrijf verliep het proces snel. “Dat is ook hoe wij als klein bedrijf gewend zijn te werken: het moet allemaal niet te ingewikkeld en niet over te veel schijven.” Nadat Tims haar plan had voorgelegd aan het managementteam, kreeg ze carte blanche om het uit te voeren. Ze kan zich voorstellen dat dit bij grotere organisaties ingewikkelder ligt: “Daar zit vaak een juridische afdeling die er ook iets van vindt. Bij ons is dat niet zo.”
Primeur
Kort nadat de nieuwe overeenkomst klaar was, nam de hr-manager voor het eerst een nieuwe medewerker aan die het vernieuwde document kreeg. “Ik heb gezegd dat hij de primeur had. Hij vond het een leuk en prettig document. Heel anders dan hij gewend was.” Ook voor Tims zelf voelde het anders. “Het is veel leuker om dit voor te leggen. Het past veel beter bij de toon van het gesprek dat ik voer met mensen die bij ons in dienst komen. Ik was er best een beetje trots op.”
Tims is momenteel bezig met het invullen van een aantal vacatures en hoopt het vernieuwde arbeidscontract dus weer snel te kunnen gebruiken. Bestaande medewerkers hebben de mogelijkheid gekregen om hun oude arbeidsovereenkomst te laten vervangen, maar daar heeft ze geen reactie op gekregen. “Ik denk dat veel mensen denken: wat voegt dat toe? Ik heb er één, het is wel prima.”
Tot slot wil Tims andere mkb-ondernemers meegeven: “Wees vooral niet bang dat het te veel werk is om de overeenkomst aan te passen, want dat is het niet. En maak gebruik van het DIY-traject, want op die manier vraagt het eigenlijk heel weinig energie.”
Zelf aan de slag?
Wil jij ook een conscious contract? Bekijk ons aanbod en ga aan de slag!