Gemeente Alkmaar

Gemeente Alkmaar was een van de deelnemers aan het pilot-traject Conscious Contracting. Hun voornaamste doel: laten zien dat het ook anders kan. En de arbeidsovereenkomsten echt aan laten sluiten bij de identiteit van gemeente Alkmaar. Mariska Koelman, Organisatieadviseur: “Een arbeidsovereenkomst mag uitstralen waar wij bij gemeente Alkmaar in geloven. Betrokkenheid, duidelijkheid én een warm welkom bij Team Alkmaar.”

Aantrekkelijk werkgeverschap

Alkmaar is een prachtstad in een sterke regio. Het bestuur wil het beste voor de samenleving. Die opgave staat centraal in alles wat de gemeente doet. Hun visie, ook wel ontwikkelkoers genoemd, luidt dan ook: samen voor een continu veranderende samenleving. Een belangrijke pijler daarbij is aantrekkelijk werkgeverschap, voor de huidige 600 werknemers, maar zéker ook voor de toekomstige werknemers. Betrokkenheid, duidelijkheid én een warm welkom is wat de gemeente Alkmaar wil uitdragen. Hier wordt al hard aan gewerkt. Zo besteedt de gemeente veel tijd aan haar werving & selectie traject. Er is bijvoorbeeld gewerkt met collegetour en een escape room.

Leren van andere organisaties

Het aanpassen van de arbeidsovereenkomsten die onvoldoende aansluiten bij de identiteit van de organisatie, stond al langer op de agenda. Een aantal juridische vragen stonden nog in de weg: als je zaken anders gaat verwoorden en niet-juridische termen gebruikt, is het dan nog steeds juridisch sluitend? Het pilot-traject Conscious Contracting met (juridische) ondersteuning gaf het laatste duwtje in de rug om echt aan de slag te gaan. Koelman: “Het pilot-traject was de perfecte manier om stap voor stap naar het einddoel toe te werken. Kleine stappen vooruit zetten, geïnspireerd worden en leren van andere organisaties, met een aangepaste arbeidsovereenkomst als eindresultaat.”

Betrokkenheid vanuit de organisatie

De directie en het management zijn vanuit het thema aantrekkelijk werkgeverschap vanaf de start van het pilot-traject betrokken. Voor het welslagen van het project is het essentieel om hun ‘buy-in’ te hebben. Ook de directeur bedrijfsvoering, de unit HR manager en alle directe HR collega’s zijn betrokken. Koelman: “Deze collega’s zijn aanwezig bij de arbeidsvoorwaarden gesprekken en horen de vragen die gesteld worden over de aangeboden arbeidsovereenkomst. Wanneer je merkt dat dezelfde vragen steeds terugkomen, dan ben je blijkbaar niet duidelijk genoeg in de arbeidsovereenkomst. Dat is iets waar wij juist wel naar streven.”

Enquête onder medewerkers

Om meer inzicht te krijgen in de beleving van de medewerkers is er aan de start van het pilot-traject een enquête uitgezet. Zowel nieuwe collega’s als medewerkers die al langer in dienst zijn, werden hierbij op verschillende thema’s bevraagd. Denk aan of in de arbeidsovereenkomst de dingen staan die voor hen belangrijk zijn en of ze invloed hebben (gehad) op de inhoud van de overeenkomst. En ook aan of ze zich binnen de organisatie gezien voelen als mens en hoe ze de aandacht voor welzijn binnen de arbeidsrelatie ervaren op vlakken zoals medezeggenschap en ontwikkeling.

Maar liefst 85% gaf aan zich gezien te voelen binnen de organisatie. De kritische noot van de overige 15%, waarbij een deel aangaf zich tijdens de werving & selectieprocedure gezien te voelen maar na indiensttreding minder, ziet Gemeente Alkmaar als zeer waardevol. Dit geeft een kijkje in wat er beter kan. Je successen, zoals de betrokken selectieprocedure van Gemeente Alkmaar, kunnen immers ook je valkuilen zijn.

Juridische ondersteuning en keuzes maken

Vanuit het projectteam Conscious Contracting hebben de juridische experts Evelyne van der Hof en Daniël Maats (BVDV), gedurende het pilot-traject de nodige ondersteuning geboden. Koelman: “Wat ik hier vooral van geleerd heb is dat we continu moeten blijven nadenken waarom we iets wel of niet vermelden in een arbeidsovereenkomst. Bewust nadenken over de keuze en ook het juiste argument hebben waarom je ergens voor kiest. Daarbij is de arbeidsovereenkomst maar een middel. Het is goed om je bewust te zijn van het feit dat wanneer je iets mooi presenteert, je dit ook wilt waar maken en nakomen. En dat wanneer je besluit informatie weg te halen uit de overeenkomst, deze soms wel op een andere plaats moet terugkomen. Bijvoorbeeld in het personeelshandboek of tijdens een gesprek met de leidinggevende.”

Leren van andere organisaties

Ieder mens is anders. Hoe maak je een arbeidsovereenkomst die aan alle wensen voldoet? Gemeente Alkmaar hecht bij dit pilot-traject aan het blijven bij de eigen kernwaarden en vanuit medemenselijkheid betrokken zijn bij de medewerkers. De aanpak van het pilot-traject waarbij gestart werd met een ontrafelsessie waarbij alle deelnemende organisaties aanwezig waren, gevolgd door een ontregelsessie op maat georganiseerd voor de gemeente sprak aan. Koelman: “Een heel fijne aanpak. Tijdens deze sessies hoor je wat er bij andere organisaties speelt. Je vindt een stukje herkenning of leert juist nieuwe dingen.” Ook werd door de hulp van de juridische experts duidelijk dat de beren op de weg die de gemeente aanvankelijk zag niet meer zo groot of ‘eng’ waren. De juiste mensen zaten immers aan tafel, zodat er bewuste keuzes gemaakt konden worden.

Implementatie

Gemeente Alkmaar werkt met AFAS voor het genereren van de arbeidsovereenkomsten. Er was echt sprake van ‘learning by doing’, voor wat betreft de mogelijkheden van het systeem. Samen met  functioneel beheerders en HR collega’s zijn keuzes gemaakt in maatwerk versus standaardiseren. Er is uiteindelijk gekozen voor 3 verschillende varianten, afhankelijk van de plek waar je werkt en of je plaats- en tijd onafhankelijk werkt. Daarnaast bestaat de mogelijkheid een addendum toe te voegen, als er aanvullende afspraken zijn. Koelman: “Je wilt een systeem niet leidend laten zijn en tegelijkertijd heb je wel te maken met kaders. We zijn ontzettend trots op het resultaat en de overeenkomst is al goed ontvangen binnen Team Alkmaar en onze nieuwe Team Alkmaarders!”

Tip voor andere organisaties

Mocht je zelf aan de slag willen gaan met Conscious Contracting binnen je organisatie, dan wil Koelman het volgende meegeven: “Maak het niet direct te groot. Duik de inhoud in en bedenk welke keuzes je wilt maken, bijvoorbeeld met welk type arbeidsovereenkomst je wilt starten. Ga vervolgens naar de kern: waarom wil je iets wel of niet opnemen in je arbeidsovereenkomst? Bedenk daarbij ook wat realistisch is. Wil je een eindproduct zoals de visuele overeenkomst van Tony’s Chocolonely of juist een andere vorm? Kijk naar wat past bij jullie organisatie en jullie kernwaarden.”

Zelf aan de slag?

Wil jij ook een medemenselijke arbeidsovereenkomst? Download dan de Routekaart om direct zelf aan de slag te gaan of meld je aan voor ons Do-It-Yourself traject Conscious Contracting dat start in september 2024.