Als je iets mooi opschrijft, moet je het in de dagelijkse praktijk ook waarmaken en nakomen
Alkmaar is een gezonde en aantrekkelijke plek om te wonen, werken en verblijven en wil dat ook blijven. Die ambitie werkt door in hoe de gemeente haar werkgeverschap vormgeeft. Aantrekkelijk werkgeverschap staat daarbij centraal, voor de huidige circa 750 medewerkers én voor toekomstige collega’s. De gemeente besteedt veel tijd en aandacht aan werving en selectie. De arbeidsovereenkomst was daarin nog een zwakke schakel. Mariska Koelman, organisatieadviseur: “Een arbeidsovereenkomst mag uitstralen waar wij bij gemeente Alkmaar in geloven. Betrokkenheid, duidelijkheid én een warm welkom bij Team Alkmaar.”
Betrokkenheid vanuit de organisatie
De directie en het management zijn vanuit het thema ‘aantrekkelijk werkgeverschap’ vanaf het begin betrokken. Voor het welslagen van het traject was hun betrokkenheid essentieel. Ook de directeur bedrijfsvoering, de unit hr-manager en alle directe hr-collega’s waren aangehaakt. Koelman: “Deze collega’s zijn aanwezig bij de arbeidsvoorwaardengesprekken en horen de vragen die worden gesteld over de arbeidsovereenkomst. Wanneer je merkt dat dezelfde vragen steeds terugkomen, dan ben je blijkbaar niet duidelijk genoeg. Dat is juist waar wij naar streven.”
Bekijk de arbeidsovereenkomst
Mariska Koelman, organisatieadviseur bij Gemeente Alkmaar (foto: Ed van Pol)
Enquête onder medewerkers
Om meer inzicht te krijgen in de beleving van medewerkers, is een enquête uitgezet. Zowel nieuwe collega’s als medewerkers die al langer in dienst zijn, werden bevraagd op verschillende thema’s. Denk aan de vraag of in de arbeidsovereenkomst staat wat voor hen belangrijk is, of zij invloed hebben (gehad) op de inhoud en of zij zich binnen de organisatie gezien voelen als mens. Ook werd gekeken naar hoe medewerkers de aandacht voor welzijn binnen de arbeidsrelatie ervaren, bijvoorbeeld op het gebied van medezeggenschap en ontwikkeling.
Maar liefst 85% gaf aan zich gezien te voelen binnen de organisatie. De kritische noot van de overige 15% – waarbij een deel aangaf zich tijdens de werving en selectie wel gezien te voelen, maar na indiensttreding minder – ziet gemeente Alkmaar als waardevolle feedback. Het laat zien waar ruimte is voor verbetering. Successen, zoals een zeer zorgvuldige en persoonlijke selectieprocedure, kunnen immers ook valkuilen worden.
Juridische ondersteuning en bewuste keuzes
De gemeente deed inspiratie op bij andere organisaties en schakelde ‘conscious’ juridische expertise in. Koelman: “Wat ik vooral geleerd heb, is hoe belangrijk het is om bewust stil te staan bij waarom je iets wel of niet vermeldt in de arbeidsovereenkomst. En wanneer je besluit informatie eruit te halen, moet die soms op een andere plek terugkomen, zoals in het personeelshandboek of in het gesprek met de leidinggevende. De arbeidsovereenkomst is daarbij maar een middel. Als je iets mooi opschrijft, moet je het in de dagelijkse praktijk ook waarmaken en nakomen.”
Implementatie in de systemen
Gemeente Alkmaar werkt met AFAS voor het genereren van de arbeidsovereenkomsten. Al doende ontdekte het team de mogelijkheden van het systeem. Samen met functioneel beheerders en hr-collega’s zijn afwegingen gemaakt tussen maatwerk en standaardisatie.
Uiteindelijk is gekozen voor drie varianten van de arbeidsovereenkomst, afhankelijk van de werkplek en of medewerkers plaats- en tijdonafhankelijk werken. Daarnaast is het mogelijk een addendum toe te voegen voor aanvullende afspraken, zoals het overnemen van een studieschuld of het vastleggen van verplichte certificeringen.
Koelman: “Je wilt een systeem niet leidend laten zijn, maar je hebt wel te maken met kaders. Daarom hebben we de functioneel beheerders vanaf het begin betrokken, zodat we een goede vertaling naar de systemen konden maken.”
“Bewust stil leren staan bij waarom je iets wel of niet vermeldt”
Minder vragen en eenvoudigere administratieve afhandeling
De vernieuwde arbeidsovereenkomst is positief ontvangen. Nieuwe medewerkers hebben minder vragen, wat erop wijst dat de inhoud duidelijker is. Ook leidinggevenden zijn enthousiast: de varianten sluiten beter aan bij hun teams en de administratieve afhandeling is een stuk eenvoudiger geworden. De gemeente is trots dat de overeenkomst nu zichtbaar weerspiegelt wie Alkmaar als werkgever wil zijn.
Tegelijkertijd kijkt de gemeente verder. Zo wordt gewerkt aan verbetering van de gesprekstemplates voor voortgangsgesprekken. Onderwerpen die zowel voor de medewerker als voor de leidinggevende van belang zijn, krijgen daarin een plek. Uitgangspunt is dat het gesprek centraal staat, niet het invullen van formulieren. Dit sluit aan bij de ambitie om gedurende de hele loopbaan het gesprek over functioneren, ontwikkeling en welzijn actief te voeren.
Tip
Koelman: “Maak het niet te groot. Maak keuzes, bijvoorbeeld met welk type arbeidsovereenkomst je wilt starten en welke vorm je voor ogen hebt. Duik dan de inhoud in. Kijk wat past bij jullie organisatie en kernwaarden en ga naar de kern: waarom wil je iets wel of niet opnemen in de arbeidsovereenkomst? Bedenk daarbij ook wat realistisch is en welke risico’s echt relevant zijn. En informeer de organisatie breed over het waarom achter die keuzes.
Zelf aan de slag?
Gemeente Alkmaar nam deel aan het begeleid traject. In dit individuele begeleide maatwerktraject voor grote organisaties werken we samen met jouw interne team toe naar een nieuw contract.
Wil jij ook een conscious contract? Bekijk ons aanbod en ga aan de slag!