Praktijkvoorbeeld

Actief Zorg

15 juni 2023

Autonomie, competentie en verbinding. Volgens Actief Zorg dé kernwaarden die zorgen voor gelukkige klanten en medewerkers. Ze komen dan ook overal in terug binnen de thuisorganisatie. Behalve in de arbeidsovereenkomst. Niet zo vreemd dus dat directeur M&O Lizette Meertens en HR-adviseur Britta Schoenmakers het pilot-traject wilden aangrijpen om daar verandering in te brengen.

Laagdrempelige organisatie

“Wij zijn een laagdrempelige organisatie”, zegt Meertens. “Als er iets speelt gaan we altijd de dialoog aan met medewerkers en klanten. We zijn niet zo van het blind opvolgen van regeltjes en protocollen. Die laagdrempeligheid komt echter niet terug in onze huidige arbeidsovereenkomst. De vele artikelen en juridische taal maken hem onleesbaar en niemand snapt wat er nu eigenlijk in staat.” Door de regels in de Wet transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden durfden ze er naar eigen zeggen niet zomaar iets aan te veranderen. “Dus toen het project Conscious Contracting voorbijkwam, dachten we: dit is een mooie kans om dit stukje passend te maken bij de rest van onze communicatie.”

Weg met die juridische ondertoon

Aan support geen gebrek bij Actief Zorg. De algemeen directeur en de zorgmanagers reageerden meteen enthousiast over deelname aan het project en ook de OR sprak zijn vertrouwen uit. “Het leek ons vooraf vooral lastig om die juridische ondertoon uit de arbeidsovereenkomst te krijgen”, stelt Britta Schoenmakers. “Al onze beleidsstukken sluiten qua taalgebruik goed aan bij onze medewerkers, maar de arbeidsovereenkomst is inderdaad één grote lap juridische tekst. We wisten aanvankelijk niet hoe we dat moesten veranderen.”

Extern bureau voor vormgeving

Uiteindelijk lukte dat heel goed, onder meer met behulp van de eigen communicatie-afdeling. Meertens: “In de ontregelsessie, waarbij ook iemand van de OR aanwezig was, hebben we daarvoor suggesties gedaan, die daarna door communicatie zijn opgepakt en uitgewerkt. Zij hebben vervolgens op eigen initiatief een extern bureau in de arm genomen voor de vormgeving van de nieuwe overeenkomst. Ze zeiden: ‘Als we er nu toch mee bezig zijn, gaan we er ook voor zorgen dat het er mooi uitziet’. Dat kwam echt van hen af. Heel leuk.”

Leesbare teksten en vrolijke afbeeldingen

Het resultaat mag er zijn: geen saai word-bestand meer, maar een kleurrijke overeenkomst van twee pagina’s met leesbare teksten en vrolijke afbeeldingen. “Het is niet zo dat we allerlei onderwerpen hebben geschrapt”, zegt Schoenmakers. “Onze arbeidsovereenkomst was ook al vrij beperkt, omdat er geen wetsartikelen in stonden die niet op ons van toepassing waren, zoals een nevenactiviteiten- en concurrentiebeding. Het grote verschil is dat de wetsartikelen eruit zijn gehaald en dat de toon heel anders is.” Meertens voegt toe: “We benadrukken nu veel meer de positieve dingen, in plaats van ‘je moet dit’ en ‘je moet dat’. Zo staat in de overeenkomst bijvoorbeeld dat je lid kunt worden van een personeelsvereniging, dat je een eindejaarsuitkering krijgt en dat je reiskosten worden vergoed.”

Verhelderende ontregelsessie

Meertens noemt de ontregelsessie “heel verhelderend”. “Dat was gewoon een kwestie van de hele overeenkomst doorlopen en per bepaling kijken hoe je dat anders zou kunnen opschrijven. Toen merkten we ook dat we veel stukjes er toch wel graag in wilden houden en dat kon ook.” Inmiddels heeft ook een advocaat de overeenkomst bekeken en laten weten dat hij voldoet aan de wet. “Dat geeft ons rust”, vervolgt Meertens. “Hij heeft nog een aantal suggesties gedaan, maar die sloten goed aan bij wat wij wilden.”

Klein technisch beertje op de weg

Nu nog de laatste puntjes op de i zetten en dan de nieuwe arbeidsovereenkomst invoeren? Zo makkelijk is het helaas nog niet, want er is volgens Meertens nog wel een klein technisch beertje op de weg. “In de nieuwe overeenkomst wordt verwezen naar de CAO en naar ons informatiesysteem, maar daar moeten nieuwe medewerkers dan wel toegang toe hebben vóór ze het contract ondertekenen. We denken er nog over na hoe we dat gaan doen. Daarnaast moet de overeenkomst nog geïmplementeerd worden in ons personeelsinformatiesysteem.” Schoenmakers: “En we willen het definitieve contract nog delen met de Ondernemingsraad en medewerkers die juist niet in de OR zitten. Uiteindelijk is het de bedoeling dat het contract voor hen duidelijk is. En dat zij er blij van worden.”

Altijd in beweging

Als de arbeidsovereenkomst helemaal klaar is, willen Meertens en Schoenmakers ook andere documenten gaan aanpassen, zoals de leer-werkovereenkomst en de overeenkomst voor leaseauto’s. “Eigenlijk zijn we altijd wel in beweging”, stelt Meertens. “Zo zijn we continu bezig met het verbeteren van het onboardingproces. Hoe voorkom je bijvoorbeeld dat je alleen maar zendt bij nieuwe medewerkers? Hoe maak je de communicatie interactiever? En hoe kun je informatie aanbieden op tijden dat mensen daar behoefte aan hebben, in plaats van dat wij bepalen wanneer ze informatie krijgen? Dat zijn wel dingen die ons bezighouden. De nieuwe arbeidsovereenkomst past daar natuurlijk mooi bij.”

Tip voor andere organisaties

“Stel het niet uit als je als iets met conscious contracting wil doen, want het is makkelijker dan je denkt”, tipt Meertens andere organisaties. “Als je een goede jurist hebt die hierin thuis is, hoeft het niet zo heel complex te zijn. In de wet staat dat je van alles moet benoemen, maar dat valt best wel mee. Je hebt daar veel meer ruimte in dan ik vooraf dacht.” Schoenmakers: “Dit is echt zoiets dat je uitstelt, omdat je denkt dat het lastig gaat worden. Maar als je er eenmaal mee aan de slag gaat, blijkt dat helemaal niet zo te zijn en wordt het meteen ook een heel leuk project. Althans, zo hebben wij dat ervaren.”

Zelf aan de slag?

Wil jij ook een medemenselijke arbeidsovereenkomst? Download dan de Routekaart om direct zelf aan de slag te gaan of meld je aan voor ons Do-It-Yourself traject Conscious Contracting dat start in februari en september 2024.