ZLM Verzekeringen

“We doen het samen bij ZLM en dat straalt het nieuwe arbeidscontract ook uit”

Heel uitgebreid was de arbeidsovereenkomst van ZLM Verzekeringen al niet, maar het taalgebruik kon wel een opfrisser gebruiken. “Je wil dat het contract een reflectie is van het type organisatie dat je bent”, zegt teamleider HR Niels van Bakergem, “maar het stond vol juridische termen en moeilijke taal.” Het project Conscious Contracting bood uitkomst.  

ZLM Verzekeringen, gevestigd in Goes en met zo’n 330 medewerkers, nam de afgelopen twee jaar het hele werving- en selectieproces op de schop, vertelt Van Bakergem. “Om zoveel mogelijk onze kernwaarden – persoonlijk, betrokken en betrouwbaar – door te laten sijpelen in elk contactmoment dat wij hebben met kandidaten. Van de vacatureteksten tot en met de gesprekken die gevoerd worden en dan kom je natuurlijk ook uit bij de arbeidsovereenkomst.”

‘We doen het samen’, dat moet het nieuwe contract vooral uitstralen. “Eén van onze werkgeversbeloften en dus een belangrijk onderdeel van onze identiteit”, aldus Van Bakergem. Waar andere organisaties flink moeten schrappen om hun contract ‘conscious’ te maken, beslaat het oude contract van ZLM Verzekeringen opvallend genoeg nog niet eens anderhalf A4’tje. “Wij zijn geen organisatie die uitgaat van incidenten die weleens zouden kunnen plaatsvinden en dat alles dichttimmert in lange juridische documenten. Wij gaan uit van vertrouwen. Voor ons was het aanpassen van de overeenkomst dus deels laaghangend fruit. We hebben bepaalde passages zelfs iets uitgebreid om de wederkerigheid te benadrukken.”

In het oude contract staat bijvoorbeeld dat de werkgever iemand kan overplaatsen in een andere groep of kan aanstellen in een andere functie als het bedrijfsbelang dit vereist. Dat komt terug in de nieuwe overeenkomst, maar daaraan is toegevoegd dat een medewerker het zelf ook mag aangeven als hij of zij iets anders wil doen binnen de organisatie en dat daarvoor ook volop mogelijkheden zijn. “Met andere woorden: de flexibiliteit die wij soms van iemand vragen, mag diegene ook van ons  terug verwachten”, stelt Van Bakergem.

‘Niet zomaar’

Ook aan de passage dat de arbeidsovereenkomst na de proeftijd door beide partijen kan worden opgezegd, is iets toegevoegd. In het verleden vielen mensen daar weleens over, stelt Van Bakergem, omdat ze bang waren dat de verzekeraar het contract zomaar kon ontbinden. “Dat is niet zo. Wij kunnen na twee jaar niet zeggen: ‘We zien het toch niet zo zitten. Volgende maand houdt het op.’ Daarom staat er in de nieuwe overeenkomst bij: ‘Voor ZLM als werkgever zijn hier wel wat regels aan verbonden, we doen dat niet zomaar’.“ Is het überhaupt wel nodig om dit in het contract te zetten? “Misschien niet, maar het straalt wel vertrouwen uit naar de nieuwe collega.”

Extraatjes als korting op verzekeringen en een gratis lunch staan nu wel in het contract vermeld. “Dat maakt ons uniek als werkgever, dus dat wilden we toevoegen.” ZLM’s slogan ‘U tevreden, wij tevreden!’ heeft onderaan het contract, waar de handtekeningen komen, een plekje gekregen. “In een iets andere vorm: ‘Jij tevreden’ en ‘Wij tevreden’. Dat past helemaal bij ons, want dat is waar wij voor staan.”

Begrijpelijk Nederlands

Inhoudelijk is er dus niet heel veel veranderd aan de nieuwe overeenkomst van ZLM Verzekeringen. “In essentie zijn de artikelen één op één overgenomen, maar ze zijn vooral leesbaarder gemaakt voor de nieuwe medewerkers. Er staat minder juridische taal in en het is laagdrempeliger geschreven.” Met behulp van de eigen schrijfcoaches, die niet alleen de taal in het contract, maar alle communicatie van de verzekeraar herschreven hebben naar begrijpelijk Nederlands. “Daarnaast ziet het nieuwe contract er een stuk frisser uit en past het helemaal bij onze huisstijl.”

Toch heeft het hele proces om de arbeidsovereenkomst aan te passen zo’n vier maanden in beslag genomen. Volgens Van Bakergem doordat er veel verschillende partijen bij betrokken waren: interne bedrijfsjuristen, een externe advocaat, een werkgroep van medewerkers, het managementteam, het HR-team en de marketingafdeling. “Hierdoor vonden niet alleen de juristen er iets van, maar kwam er ook veel feedback vanuit de andere afdelingen. Iedereen heeft zo zijn ideeën bij zo’n nieuwe overeenkomst. Het is balanceren om daar een goede middenweg in te vinden. Zodat je een document krijgt waar iedereen achter staat en dat echt past bij de organisatie. Al met al kost dat best wat tijd en energie.”

“Wat in het proces heel erg heeft geholpen, is dat ik het managementteam er niet van hoefde te overtuigen dat het belangrijk was om onze kernwaarden over te brengen”, vervolgt Van Bakergem. “Als een overeenkomst niet uitstraalt waar je als organisatie voor staat, is dat een gemiste kans. Het is dan ook mijn tip om aan te haken bij de kernwaarden, strategie, missie of doelstelling van een organisatie. Dat is de katalysator van zo’n traject.”

Niels van Bakergem, teamleider HR bij ZLM Verzekeringen

Bloemetje en slingers

ZLM Verzekeringen is meerdere keren uitgeroepen tot Beste Werkgever van Nederland in de categorie Financiële Dienstverlening, maar wil met het werving- en selectieproces ook nieuwe collega’s (in 2023 zo’n 50) voor zich winnen. “De nieuwe arbeidsovereenkomst is een belangrijk onderdeel van het warme welkom dat wij ze willen geven”, zegt Van Bakergem. “Maar het begint eigenlijk al bij de vacatureteksten. Die worden altijd geschreven in begrijpelijk Nederlands en met een persoonlijke noot. En ze worden gepubliceerd met foto’s van collega’s, zodat sollicitanten meteen kunnen zien met wie ze komen te werken.” Eenmaal ‘onboard’ krijgen de nieuwelingen een bloemetje opgestuurd met een persoonlijk briefje erbij: ‘Wat leuk dat je bij ons komt werken’ of ‘We kijken uit naar je komst’.

“Op hun eerste dag hangen er slingers en krijgen ze een leuk introductiepakket. En we zorgen dat onze welkomstbalie op de hoogte is van de komst van de nieuwe collega’s, zodat ze warm onthaald worden.” Dit jaar worden voor het eerst introductieweken gehouden voor nieuwe medewerkers, waarin de kernwaardes van ZLM centraal staan. “Zo worden ze meteen ondergedompeld in onze identiteit.”

ZLM bekijkt nog of het in de toekomst ook andere overeenkomsten aanpast. “Voor zzp’ers en gedetacheerden ligt dat lastig, want zij hebben soms te maken met de algemene voorwaarden van een tussenliggende partij. Een volgende actie kunnen de addenda op de arbeidsovereenkomst zijn, zoals een thuiswerkovereenkomst. We doen het stap voor stap.”

Zelf aan de slag?

Wil jij ook een medemenselijke arbeidsovereenkomst? Download dan de Routekaart om direct zelf aan de slag te gaan of meld je aan voor ons Do-It-Yourself traject Conscious Contracting dat start in het najaar van 2025.