Valstar Simonis

Deelnemen aan het pilot-traject Conscious Contracting was voor Valstar Simonis nét de stok achter de deur die ze nodig hadden om de arbeidsovereenkomst, en de daarbij behorende bijlagen, eens goed onder de loep te nemen. Met als uiteindelijk doel dat de arbeidsovereenkomst de cultuur binnen de organisatie weerspiegelt. Het onafhankelijke advies- en ingenieursbureau op het gebied van duurzaamheid, comfort en veiligheid heeft zo’n 65 medewerkers en heeft de ambitie een topwerkgever te zijn. Jennifer Pronk, HR Officer bij Valstar Simonis: “Onze medewerkers zijn heel belangrijk. Zonder hen kunnen we geen impact maken richting een gezonde en houdbare wereld. We werken aan grote projecten en die kunnen we alleen maar met onze mensen realiseren.”

Oog voor de medewerkers

Valstar Simonis streeft ernaar een topwerkgever te zijn. Het pilot-traject sluit naadloos aan op het goede werkgeverschap, dat zo belangrijk voor ze is. Jennifer Pronk trekt hierbij samen met Karine Minnee, Directeur Bedrijfsvoering bij Valstar Simonis, de kar. Pronk: “Onze missie is om onze kennis maximaal in te zetten voor een meer gezonde en houdbare wereld. We werken aan grote projecten en onze medewerkers zijn ‘key’ bij de uitvoering hiervan. Bij de bestaande functionerings- en beoordelingscyclus wordt aan medewerkers gevraagd of ze nog op de juiste plek zitten en welke wensen zij hebben ten aanzien van hun ontwikkeling. Goed in je vel zitten en je kunnen identificeren met de normen en waarden van Valstar Simonis, staat voorop.”

Een vloeiende beweging

Bij de start van het project is de arbeidsovereenkomst door Jennifer, Karine en enkele collega’s kritisch onder de loep genomen. Hierbij is gekeken naar de inhoud, maar ook naar de wederkerigheid. Het taalgebruik van de arbeidsovereenkomst was al redelijk menselijk en informeel. Wel werden, mede gezien de aard en vertrouwelijkheid van het werk, zaken heel gedetailleerd en gedegen vastgelegd. Denk aan de geheimhoudingsverklaring, de Verklaring Omtrent het Gedrag en zaken rondom intellectueel eigendom. Dit geeft veel houvast, maar laat weinig ruimte voor dialoog en maatwerk. Daarom ligt de focus nu op het creëren van overzichtelijkheid door de, met name arbeidsvoorwaardelijke bijlagen, te beperken. Daarnaast mag alles meer toegankelijk zijn met de toevoeging van een vleugje humor. Minnee: “In de huidige overeenkomst komen we nog veel strenger over dan dat we daadwerkelijk zijn. We zijn bijvoorbeeld in de praktijk erg flexibel met het geven van bijzonder verlof.”

Ook werd bij het herschrijven van de arbeidsovereenkomst bij ieder artikel een bewuste afweging gemaakt. Pronk: “Als je bewust kiest voor het vermelden van bepaalde zaken is het goed om toe te lichten waarom. Denk bijvoorbeeld aan thuiswerken. Wij vinden het belangrijk dat medewerkers minimaal twee dagen per week op kantoor zijn zodat de onderlinge verbinding er is, hetgeen essentieel is voor een goede samenwerking. Bij financiële afspraken kiezen we er nu voor om dit schematisch weer te geven, zodat het meer toegankelijk en beter leesbaar is.” Daarnaast willen ze graag af van de discrepantie tussen de werving en selectie gesprekken en de overeenkomst. Pronk: “Het moet een vloeiende beweging zijn. Ons streven is dat de arbeidsovereenkomst onze cultuur en hoe we met elkaar omgaan weerspiegelt. Dit matcht nu nog niet helemaal. Onze vier pijlers Innovatie, Kennisdeling, Duurzaamheid en Samenwerking vormen hierbij de leidraad. Wat je benoemt tijdens de gesprekken moet terugkomen in het begeleidend schrijven of de arbeidsovereenkomst. Je laat hiermee zien dat je de ander hebt gehoord en dat je ermee aan de slag gaat.”

De medewerkers betrekken

Vanaf de start zijn alle medewerkers geïnformeerd over de deelname van Valstar Simonis aan het pilot-traject. Met het aanpakken van de arbeidsovereenkomst en de bijbehorende bijlagen, startte de zoektocht naar het vinden van een betere aansluiting tussen het eerste moment van spreken met een nieuwe medewerker en het moment van het aanbieden van de arbeidsovereenkomst. Medewerkers gaven feedback en gaandeweg kwam de realisatie dat het goed is om de nu nog vrij summiere informatiemap die een medewerker ontvangt bij indiensttreding, uit te breiden tot een personeelshandboek. Pronk: “Alles wat nu in de aanvullende bijlagen van de arbeidsovereenkomst staat, kan ondergebracht worden in dit handboek. Zo ontstaat er een stevig document met inhoudsopgave, om zaken makkelijk terug te kunnen vinden.”

De transformatie

Valstar Simonis is een vrij ‘blauwe’ en traditionele organisatie. Er is veel behoefte aan informatie en aan dat alles goed en duidelijk geregeld is. Hierdoor kan het soms een uitdaging zijn om zaken aan te pakken. Tijdens het pilot-traject werd dit echter niet als ‘beer op de weg’ ervaren. Pronk: “Wat we doen is heel nuttig en gaat veel brengen. De veranderingen zijn niet heel ingrijpend omdat er geen bestaande regels overboord gegooid worden. Het gaat meer om de transformatie.” Het is een upgrade van het geheel: vanaf het eerste sollicitatiegesprek tot de stappen die je daarna neemt en de informatie die je deelt. “Het moet allemaal kloppen en overeenkomen met onze cultuur en kernwaarden, in een nieuw jasje geschreven op een medemenselijke manier. Op die manier identificeren nieuwe medewerkers zich in het juiste stadium al met onze organisatiecultuur. Wat mij betreft de juiste stap richting een sterk werkgeversmerk. ”

Tip voor andere organisaties

Volgens Pronk valt of staat het aan de slag gaan met Conscious Contracting met de ervaringen die je vanuit je organisatie meeneemt: “Sta open voor de feedback van je medewerkers en leer ervan. Durf te vragen aan je medewerkers wat zij belangrijk vinden of wat zij anders zouden doen. Dat is heel waardevol. Je kan bedenken hoe je het als organisatie wilt aanpakken, maar zonder de feedback van je medewerkers sla je belangrijke inzichten over.” Daarbij vult ze het volgende aan: “En hou in je achterhoofd dat het niet noodzakelijk is om alles in beton te gieten. Sommige zaken hoeven niet vastgelegd te worden in de overeenkomst maar kunnen bijvoorbeeld beter tot stand komen door direct overleg met de leidinggevende.”

Zelf aan de slag?

Wil jij ook een medemenselijke arbeidsovereenkomst? Download dan de Routekaart om direct zelf aan de slag te gaan of meld je aan voor ons Do-It-Yourself traject Conscious Contracting dat start in februari en september 2024.