Sea Ranger Service

“Wel willen, maar niet durven”, dat is vaak het grootste obstakel om aan de slag te gaan met conscious contracting. Dat gevoel speelde ook bij Sanne Boekhoff, Head of People bij de Sea Ranger Service. “Dus toen ik van het Do-It-Yourself traject hoorde, dacht ik: halleluja, dit is de oplossing voor dit probleem.”

De Sea Ranger Service is een sociale onderneming die voor de overheid werkt aan natuurherstel op zee. Het is opgericht om jongeren, en dan deels jongeren met een afstand tot de arbeidsmarkt, een kans te geven om aan de slag te gaan in een werkveld waar ze veel impact kunnen maken. Het aantal medewerkers bij de Sea Ranger Service varieert: van april tot en met november werken er dertig tot veertig mensen, onder wie professionele zeevarenden, Sea Rangers (de jongeren die worden opgeleid) en kantoormensen. In de winter zijn er zo’n vijftien mensen actief, onder wie ex-militairen van defensie die bootcamps runnen om nieuwe Sea Rangers te selecteren. Er wordt zowel met vaste als tijdelijke contracten gewerkt.

Streng en waarschuwingen

Boekhoff merkte dat ze bij het aannemen van nieuwe medewerkers altijd veel tijd nodig had om ze uit te leggen wat er nu precies in hun arbeidsovereenkomst stond. “Het taalgebruik was veel te juridisch. Ze snapten eigenlijk niet zo goed wat ze tekenden. Daarnaast sloot het totaal niet aan bij hoe wij werken als bedrijf. We zijn volgens mij best een fijne werkgever, maar het contract was heel streng en stond vol met allerlei waarschuwingen. Ik kreeg daar zoveel moeilijke gesprekken door. En dat terwijl het tekenen van zo’n contract eigenlijk een feestje moet zijn.”

Enquête medewerkers

Omdat Boekhoff de contracten graag wilde aanpassen, maar niet wist hoe ze dat moest aanpakken,  sloot ze zich aan bij het DIY-traject Conscious Contracting. Daarin werd ze stap voor stap meegenomen in het hele proces om tot een begrijpelijk en uitnodigend arbeidscontract te komen, vertelt ze. Ze begon met het uitzetten van een enquête onder medewerkers, waarin onder meer werd gevraagd hoe zij de arbeidsrelatie vinden en of er aandacht is voor hun welzijn. Een onderdeel daarvan was het contract. “Daar kwam uit wat ik zelf al dacht: dat de vorm en taal van het contract en de manier waarop we ons daarin neerzetten niet rijmde met hoe het in de realiteit is bij de Sea Ranger Service.”

Een ander onderdeel in het traject was het creëren van draagvlak bij de eigen organisatie. “Zo heb ik met een van onze bemanningsleden naar het oude contract gekeken en alle punten met hem doorgesproken. ‘Wat vind je hiervan? Hoe zou je willen dat het er staat?’ Daarnaast heb ik een en ander met onze oprichter en eigen jurist doorgenomen.” Het creëren van draagvlak noemt Boekhoff een “belangrijke stap” en is ook een tip die Boekhoff andere organisaties wil meegeven als ze hun arbeidsovereenkomsten willen aanpassen, omdat dat het hele proces uiteindelijk versnelt.

Zo doorliep Boekhoff tijdens het DIY-traject allerlei stappen, totdat ze het nieuwe contract in de laatste maand daadwerkelijk kon gaan schrijven. “Het is fijn dat je aan de hand wordt genomen om zo’n proces vorm te geven”, zegt ze. “Iets wat vooraf heel groot en ingewikkeld lijkt, wordt hierdoor heel overzichtelijk gemaakt. En met een impactvol resultaat.”

Sanne Boekhoff, head of People bij Sea Ranger Service

Taalgebruik

Boekhoff heeft als eerste de contracten voor de zeevarenden herschreven, ook voor die in het Verenigd Koninkrijk waar de Sea Ranger Service sinds vorig jaar actief is. Dat proces heeft ongeveer een half jaar in beslag genomen, “waarbij ik er misschien wekelijks een paar uurtjes mee bezig was”.

De nieuwe overeenkomst is van twaalf naar drie pagina’s gegaan en heeft qua taalgebruik links met de zeevaart. “Ik vond het aanvankelijk best lastig om in te schatten of je bepaald taalgebruik mag veranderen”, zegt Boekhoff daarover. “Dat was me eerder afgeraden, omdat je daarmee discussie zou opwekken. Ik was daar dus huiverig voor, maar tijdens het DIY-traject werd gezegd: Een contract is vormvrij, dus je mag het taalgebruik gewoon zelf bepalen.“

Ingekort of geschrapt

In het oude contract stonden lange artikelen met verwijzingen naar wetboeken, stelt Boekhoff. Sommige zijn ingekort en herschreven in een veel informelere taal, zoals artikelen over arbeidsongeschiktheid, portretrecht, nevenwerkzaamheden, vertrouwelijke informatie, intellect eigendom en geheimhouding. Bij een aantal daarvan wordt voor meer informatie verwezen naar het Sea Ranger Staff Handbook.

Andere artikelen zijn uit de overeenkomst geschrapt. “Zo hadden we een heel stuk over bedrijfseigendommen en dat je daar als medewerker zorgvuldig mee om moet gaan. Dat hebben we er helemaal uitgelaten, want het is logisch dat mensen dat doen. En als er toch iets gebeurt, gaan we daarover in gesprek, zoals we dat nu ook al doen.” Een non-sollicitatiebeding en artikelen over schorsing (“want hoe vaak komt dit nu eigenlijk voor?”), het gebruik van sociale media en het afsluiten van verzekeringen zijn ook verdwenen, evenals het boetebeding.

Andere blik

Een artikel met het kopje ‘The learning never stops’ is toegevoegd aan de nieuwe overeenkomst, vertelt Boekhoff. “Dat gaat erover dat wij niet alleen verplichte scholing vergoeden, maar ook extra trainingen om door te groeien. Omdat dit nog wat uitleg vereist, hadden we dat er eerst uitgelaten. Maar het is hartstikke mooi dat we dat hebben en die uitleg kunnen we natuurlijk altijd nog geven.” Boekhoff noemt dit een goed voorbeeld van ‘met een andere blik naar contracten kijken’. “In plaats van ‘dit is wat wij als werkgever willen’, noem je iets waar de werknemer iets aan heeft. Je bekijkt het contract vanuit een tweezijdige samenwerking.”

Op de vraag of Boekhoff tevreden is met het eindresultaat, antwoordt ze volmondig ‘ja’. “Je zou kunnen zeggen dat ons contract zich in de beginjaren van ons bestaan heel erg heeft ontwikkeld tot een soort dreigend document. Dat is nu gelukkig anders. Het is veel meer in overeenstemming met wie wij als organisatie zijn.” Om daar nog aan toe te voegen: “Als ik het oude contract naar iemand opstuurde, dacht ik altijd: fingers crossed dat er niet te veel over wordt gezegd. Nu ben ik echt trots om het te versturen.”

Makkelijk aanpassingen

Boekhoffs volgende stap is het aanpassen van alle personeelscontracten, dus ook die van de Sea Rangers, het kantoorpersoneel en de zzp’ers. “Maar als je er eenmaal één hebt veranderd, heb je al over meeste dingen nagedacht en gaat het bij de volgende veel sneller.” De contracten worden op dit moment opgesteld in Google Drive, waardoor er makkelijk aanpassingen kunnen worden gedaan in de tekst. “Dat laatste is wel een voorwaarde.”

Hoewel de vormgeving van de nieuwe overeenkomsten nog geen metamorfose heeft ondergaan – dat wordt waarschijnlijk begin volgend jaar – heeft Boekhoff de eerste contracten al verstuurd. “Ik wil hier gewoon nu al mee werken, omdat het oude contract voor sommigen echt een groot struikelblok was.”

Zelf aan de slag?

Wil jij ook een medemenselijke arbeidsovereenkomst? Download dan de Routekaart om direct zelf aan de slag te gaan of meld je aan voor ons Do-It-Yourself traject Conscious Contracting dat start in februari 2025.