Hoe PostNL de arbeidsovereenkomst voor postbezorgers vernieuwde
De wens was er al even: de arbeidsovereenkomst voor de ruim 16.000 postbezorgers eenvoudiger, menselijker en beter passend bij PostNL maken. PostNL besloot door te pakken en de overeenkomst helemaal opnieuw te ontwerpen. Het resultaat: een veel toegankelijkere overeenkomst die aansluit bij de dagelijkse praktijk van de bezorgers én een strakker, consistenter onboardingsproces.
Een overeenkomst die past bij de kernwaarden
De arbeidsovereenkomst voor de postbezorgers was juridisch ingestoken en vooral geschreven vanuit werkgeversperspectief. “Alle risico’s waren afgedekt, maar het voelde niet als een document dat past bij onze organisatie,” zegt Wies Verstraaten, Manager Reward. “De oude overeenkomst sloot niet aan op onze kernwaarden.”
Bekijk de arbeidsovereenkomst
Wies Verstraaten, Manager Reward bij PostNL
Afpellen van de overeenkomst
Een projectteam met juristen, HR-specialisten, recruitment en vertegenwoordiging vanuit de business begon met het afpellen van de bestaande overeenkomst. Per bepaling werd bekeken: moet dit in de overeenkomst blijven staan? Kan het naar de CAO? Of past het beter op een ander moment in de employee journey?
De Ondernemingsraad voor postbezorgers was vanaf de start betrokken. Deze gaf ook input en benadrukte vooral het belang van leesbaarheid en toegankelijkheid.
Een overeenkomst die uitstraalt dat het werk ertoe doet
In de nieuwe overeenkomst staat centraal wat een medewerker krijgt. “Dat is veel meer dan alleen het salaris. Denk bijvoorbeeld aan een vergoeding voor het gebruik van je smartphone en het onderhoud aan je fiets, bedrijfskleding en hulpmiddelen voor het bezorgen van de post,” zegt Verstraaten. “Het is belangrijk dat iemand vanaf het eerste moment voelt dat zijn werk ertoe doet. Dát willen we uitstralen.”
De nieuwe arbeidsovereenkomst bevat minder tekst en is vooral begrijpelijker. Juridische taal is vervangen door persoonlijke B1-taal en de tekst is opgebouwd met duidelijke kopjes. Ook visueel sluit de overeenkomst aan bij de PostNL-huisstijl. De foto’s van collega-postbezorgers zorgen voor herkenbaarheid en geven de overeenkomst een ‘warm-welkomgevoel’.
Veel varianten
PostNL werkt met één modelovereenkomst. Afhankelijk van de situatie, bijvoorbeeld een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd, wordt de arbeidsovereenkomst ingevuld. “Elke overeenkomst moest begrijpelijk blijven én juridisch kloppen,” zegt Lisa Segers, specialist Arbeidsrecht. “Soms moet een tekst langer zijn omdat de wet dat vereist, maar ons streven was steeds maximale begrijpelijkheid.”
Lisa Segers, specialist Arbeidsrecht bij PostNL
Puzzelen met systemen
Het automatisch genereren van arbeidsovereenkomsten leverde extra uitdagingen op. “Jaarlijks starten er duizenden nieuwe medewerkers. Automatisering is dus een “must”. Zolang het platte tekst is, gaat het goed,” zegt Segers. “Maar bij vormgeving of afbeeldingen loop je tegen systeemgrenzen aan. Dat was even puzzelen.”
Ook het meesturen van bijlagen bleek niet ideaal: de kans op verouderde informatie was groot. De oplossing: een link naar actuele regelingen op de Mijn PostNL-omgeving. Omdat nieuwe medewerkers nog geen toegang daartoe hebben, werd een extra externe pagina met de meest actuele documenten ingericht.
Onboarding naar één consistente flow
Het aanpakken van de arbeidsovereenkomst leidde ook tot een herziening van de onboarding. “We ontdekten dat er erg veel contactmomenten waren in de eerste twee weken,” zegt Verstraaten. “Veel te versnipperd.” Door de overeenkomst te vereenvoudigen en bijlagen te verplaatsen naar het onboardingsproces, ontstond een veel logischer, rustige start voor nieuwe bezorgers.
CAO-aanpassingen en samenwerking vakbonden
Een deel van de bepalingen is opgenomen in de CAO, waardoor de arbeidsovereenkomst een stuk korter kon worden. Eerder is daar nooit echt aandacht voor geweest.
Vakbonden reageerden kritisch maar positief. Verstraaten: “Voor vakbonden staat het werknemersbelang voorop. Het is belangrijk dat je goed uitlegt waarom je iets doet en hoe dit werknemers ten goede komt.”
De toekomst: uitbreiding naar andere groepen
De wens is er dat ook de overeenkomsten van andere medewerkersgroepen volgen, maar de systemen zijn complex. “Hier wordt onderzoek naar gedaan,” zegt Segers. “Maar dit traject heeft bewezen dat het waardevol is.”
Tip
Verstraaten: “Begin gewoon. De tekst is niet het lastigste. Het gaat om de stappen eromheen. Als je blijft doorzetten, kom je er echt. En zorg voor draagvlak vanuit het management. Daar begint het.”
Segers: “Schrik niet van systemen. Je ontdekt juist waar het beter kan. En laat iemand van buitenaf meekijken: juridische expertise en frisse ogen hebben toegevoegde waarde.”
Opbrengsten: zichtbare winst
• een veel toegankelijkere, begrijpelijke arbeidsovereenkomst
• een document dat past bij wie PostNL is als werkgever
• een document waar de trots voor het vak uit spreekt
• beter zicht op waar processen efficiënter kunnen
• een verbeterde onboarding
Zelf aan de slag?
PostNL nam deel aan ons begeleid traject. Dit traject was voor hen “een goede stok achter de deur om eindelijk afscheid te nemen van het oude contract”.
Wil jij ook een conscious contract? Bekijk ons aanbod en ga aan de slag!