IDFA

IDFA (Stichting International Documentary Festival Amsterdam), is een van de 22 organisaties die deelneemt aan het Do-It-Yourself traject. In dit traject worden zij stap voor stap online meegenomen in wat Conscious Contracting is en hoe ze hier in hun eigen organisatie mee aan de slag kunnen gaan. IDFA is een internationale en informele organisatie. Medewerkers werken er vanuit een intrinsieke motivatie, waarbij de passie voor film centraal staat. HR Manager Saskia Knol is een jaar werkzaam bij de organisatie en heeft inmiddels een goed beeld van wat verbeterd kan worden aan de huidige arbeidsovereenkomsten. “We gebruikten voor iedereen dezelfde contracten, voor mensen die een dag én mensen die een aantal maanden voor ons werken. De zwaarte van de overeenkomst was daarmee uit balans. We zijn binnen het Do-It-Yourself traject op zoek gegaan naar die balans en tegelijkertijd naar uniformiteit in het hele pakket eromheen.”

Tijdelijke arbeidsovereenkomsten

Jaarrond heeft IDFA 50 medewerkers. Dit aantal verdubbelt in de maanden voorafgaand aan en tijdens het festival. De eerste focus binnen het traject lag op het herschrijven van de arbeidsovereenkomst voor dit tijdelijke personeel, de freelancers. Knol: “We werken met arbeidsovereenkomsten in een standaard template. Mijn voorgangers hebben hun eigen visie meegebracht, maar het voelde allemaal wat te formeel. We zijn stil gaan staan bij wat we willen uitdragen met onze arbeidsovereenkomsten en welke taal we willen gebruiken. In plaats van dreigen met boetes, willen we bijvoorbeeld juist op zoek naar de verbinding met elkaar. Daarnaast staat de toegankelijkheid van de arbeidsovereenkomst hoog op de wensenlijst. De ontvanger moet begrijpen wat erin staat.” Vanuit het Do-It-Yourself traject leerde ze ook om te benadrukken wat de positieve zaken zijn die IDFA brengt en geeft aan hun werknemers. Knol: “Ter compensatie van de drukke periode, krijgen werknemers vijf extra vakantiedagen. Daarnaast zijn we standaard dicht tussen Kerst en Oud & Nieuw. Dit geven we nu duidelijk weer in de nieuwe overeenkomst.”

De medewerkers centraal

Binnen de culturele sector is de Fair Practice Code een belangrijk thema, een gedragscode voor ondernemen en werken in kunst, cultuur en creatieve industrie. Vanuit het oogpunt van goed werkgeverschap, is er onlangs een benchmark uitgevoerd waarin thema’s als fair pay en diversiteit centraal stonden. “We kunnen niet alles in een jaar veranderen, maar we vinden het belangrijk dat de mensen die we aannemen een marktconform salaris ontvangen. We zijn blij met de handvatten en inzichten die de benchmark heeft gegeven, niet alleen op het gebied van salaris maar juist ook op het gebied van de secundaire arbeidsvoorwaarden”, aldus Knol. Het belang van de medewerkers komt op nog meer vlakken terug, er wordt bijvoorbeeld veel aandacht besteed aan het inwerken van nieuwe medewerkers zodat iemand goed beslagen ten ijs komt. Maar ook hier is ruimte voor verbetering en dat staat dan ook op het wensenlijstje.

Het vinden van de juiste toon en een hoge standaard

De wens om aan de slag te gaan met de arbeidsovereenkomsten, kwam vanuit de intrinsieke motivatie om het anders aan te willen pakken. Dat IDFA een relatief kleine organisatie is, vergemakkelijkte het proces om als organisatie in beweging te komen. “We hoeven geen ingewikkelde procedures te doorlopen, we zijn een organisatie die openstaat om dingen te optimaliseren. Vanaf de start van het Do-It-Yourself traject heb ik van de directie het vertrouwen gekregen om dit samen met collega Nienke van Dongen, Executive Assistant en HR Assistant, verder uit te rollen”, aldus Knol. De grootste uitdaging lag bij het vinden van de juiste toon, die past bij wat IDFA uit wil dragen. IDFA heeft daarnaast ook een hoge standaard van hoe dingen eruit horen te zien. Met deze uitgangspunten in het achterhoofd, zijn ze aan de slag gegaan. Inmiddels ligt er een nieuwe arbeidsovereenkomst die juridisch gecheckt is door de eigen arbeidsjurist en door de aan het project verbonden jurist Evelyne Hof van BVDV Advocaten & Fiscalisten. Doel is om in 2023 nog een tweede arbeidsovereenkomst herschreven te hebben: de overeenkomst voor bepaalde tijd. Voor volgend jaar staan de overeenkomst voor onbepaalde tijd en de vrijwilligersovereenkomst op de planning. Knol: “We hebben ervoor gekozen om informatie uit de overeenkomst in het handboek te zetten en in de overeenkomst wordt daarnaar verwezen. De overeenkomst is kort en bondig, het handboek biedt meer context en informatie.”

Onboarding proces nieuwe medewerkers

Het blijft niet bij aanpassingen aan de arbeidsovereenkomsten. Uit een recent uitgevoerd medewerkersonderzoek, kwam naar voren dat er behoefte is aan verbetering van het onboarding proces. Knol: ”We besteden veel tijd aan nieuwe medewerkers. Wanneer je in dienst komt bij IDFA ontvang je een uitgebreid informatiepakket. Mijn doel is om dit pakket in dezelfde taal en stijl aan te passen als de nieuwe arbeidsovereenkomst. En we zijn aan het kijken hoe we nieuwe medewerkers goed kunnen begeleiden, zodat ze de organisatie nog beter leren kennen. Bijvoorbeeld door middel van meet and greets met andere afdelingen. Het Do-It-Yourself traject heeft zeker geïnspireerd om deze volgende stappen te gaan zetten. Hierbij willen we niet alleen de focus leggen op de praktische kant, maar conscious contracting ook breder trekken. Maatwerk en ontwikkelingsmogelijkheden bieden voor onze medewerkers. Zo krijgen medewerkers bijvoorbeeld de ruimte om kennis te vergaren door films te kijken onder werktijd en gratis andere filmfestivals te bezoeken.”

Tip voor andere organisaties

De online Q&A’s, de wekelijkse mails met tips en inspiratie en de live bijeenkomsten van het Do-It-Yourself traject hebben enorm geholpen om aan de slag te gaan met Conscious Contracting. “Het juridische aspect vond ik het meest interessant en ook nodig om de vervolgstappen te kunnen nemen. En het is fijn om van andere organisaties te horen hoe ze erin staan en waar ze tegenaan lopen. Het geeft een kijkje in de keuken dat je normaal niet krijgt. Ik kreeg er energie van! ”, aldus Knol. Voor andere organisaties die aan de slag willen gaan, heeft ze een duidelijk advies: “Verdiep je goed in wat het betekent. Om de rest van de organisatie mee te krijgen is het van belang om écht te begrijpen waarom je dit wilt en wat het brengt. Anders wordt het te veel een HR show.”

Zelf aan de slag?

Wil jij ook een medemenselijke arbeidsovereenkomst? Download dan de Routekaart om direct zelf aan de slag te gaan of meld je aan voor ons Do-It-Yourself traject Conscious Contracting dat start in februari en september 2024.