BplusC

Toen de oproep voor deelname aan het pilot-traject van Conscious Contracting voorbij kwam op LinkedIn, was er weinig nodig om BplusC over de streep te trekken. De missie van BplusC, Bibliotheek plus Centrum voor Kunst en Cultuur, is om het leven van alle inwoners van Leiden en omstreken te verrijken met kennis, kunst en contact. BplusC is er voor iedereen, toegankelijk en laagdrempelig. Uitgangspunt is helder en begrijpelijk te communiceren. Dit wil de organisatie ook in de eigen werkwijze en communicatie richting medewerkers terug laten komen. Het pilot-traject sluit hier mooi op aan. Cindy IJdo, Bestuurssecretaris bij BplusC: “Een zakelijke arbeidsovereenkomst past niet meer in een hedendaags wervingstraject. Met een conscious contract laat je de verbindende schakel tussen de werving en het inwerken goed aansluiten bij de sfeer van het complete traject.”

Een plezierig wervingstraject

BplusC heeft 5 prachtige bibliotheek locaties in Leiden en Leiderdorp en een ‘bibliobus’. Het centrum voor de kunsten heeft verschillende afdelingen zoals muziek, dans & theater, kunst & beeld en een taalafdeling. Bij de werving van personeel staat een plezierig werving en selectietraject, in een goede sfeer, voorop. Sachar Wirl, HR Adviseur bij BplusC: “Het voelt niet logisch om zo’n plezierig traject te bekrachtigen met een zakelijk en heel juridisch document. Daarom hebben we inmiddels al de nodige stappen gezet in het herschrijven van onze arbeidsovereenkomst.” Collega Michael Koevoet, Communicatieadviseur bij BplusC, vormt samen met Cindy en Sachar het kernteam. Het MT wordt gedurende het traject meegenomen in alle ontwikkelingen.

Betrekken van alle medewerkers

Bij BplusC werken ca. 160 mensen, veelal medewerkers met een parttime dienstverband, maar ook veel zzp-ers en zo’n 100 vrijwilligers. Vanaf de start van het pilot-traject is er voor gekozen om hen allemaal actief op de hoogte te houden en te betrekken. Dit bijvoorbeeld door de maandelijkse nieuwsbrief, maar ook door ze uit te nodigen suggesties te geven en aanwezig te zijn bij de werksessies. Koevoet: “Het voelt enerverend om met collega’s uit te zoomen en onze organisatie vanuit een ander perspectief te bekijken. Wie weet wat we op deze manier allemaal kunnen veranderen?”

De gemene deler

Na het doorlopen van de eerste stappen waarbij er eerst dieper ingegaan werd op de inhoud en het inventariseren welke wensen er zijn voor verandering, stonden de afgelopen weken in het teken van het herschrijven van de arbeidsovereenkomst. IJdo: “De uitdaging is om de arbeidsovereenkomst zo te schrijven dat het voor een ieder aansprekend is. We zijn hierbij op zoek gegaan naar de gemene deler. We hebben namelijk te maken met werknemers van jong tot oud en met verschillende achtergronden en ervaringen.” De eerste ruwe versie ligt inmiddels klaar, waarbij goed gekeken is naar wat er echt in de arbeidsovereenkomst moet staan en wat ergens anders ondergebracht kan worden. Wirl: “Sommige zaken horen meer thuis in het proces eromheen. We vinden bijvoorbeeld bij ons privacy statement belangrijk dat het doel en de reden meer gaat leven bij de medewerkers. Daarom nemen we dit nu mee binnen het inwerkproces.” Ook zijn sommige zaken die al in de CAO stonden uit de overeenkomst gehaald en is de geheimhoudingsverklaring veel duidelijker omschreven: wat moet je specifiek geheim houden en waarom? En zijn artikelen in minder juridische, begrijpelijke taal geformuleerd. In lijn met het ‘reguliere taalgebruik’.

Het einddoel voor ogen

Vanaf de start van het pilot-traject heeft het kernteam niet gedacht vanuit de mogelijke ‘beren op de weg’ die ze zouden tegenkomen, maar juist vanuit de mogelijkheden. De uitdagingen die ze tegenkwamen, zoals de tijd die het herschrijven in beslag neemt en de kunst om het document voor iedereen aansprekend te laten zijn, hebben ze met beide handen aangepakt. IJdo: “Een afweging die we nog moeten maken is of we de nieuwe arbeidsovereenkomst alleen gaan gebruiken bij de indiensttreding van nieuwe medewerkers, of dat we het ook aanbieden aan de huidige medewerkers. De afspraken worden immers niet anders, alleen de vorm. Hierbij zullen we ons laten adviseren door de juridische experts vanuit het projectteam. Wirl vult aan: ”Niet alleen de tekstuele wijzigingen worden doorgevoerd, maar de uiteindelijke arbeidsovereenkomst zal meer beeldend zijn. Met een voorbeeld van de loonstrook inclusief het bruto en netto bedrag dat je mag verwachten, maar ook het organogram met daarbij aangegeven waar je als medewerker staat binnen de organisatie.

Een bredere visie

De deelname aan het pilot-traject heeft in zijn geheel een bredere visie opgeleverd. Met het aanpakken van de arbeidsovereenkomst, kwam ook de realisatie dat het goed is om te kijken naar hoe je het proces in bredere zin kan verbeteren. Meer bewustwording van hoe je zaken voor een nieuwe medewerker helder krijgt. Met als resultaat dat er prioriteit is gegeven aan het maken van een informatieboekje voor nieuwe medewerkers, waarbij je o.a. terug kan vinden wat de verschillende afdelingen doen, wat de kernwaarden zijn en wat de missie van BplusC is. IJdo: “We hebben de ambitie om op de langere termijn een volgende stap aan het inwerkprogramma toe te voegen: een reis door de organisatie. Hierbij word je aan de hand van de algemene informatie en afhankelijk van persoon en functie, door middel van opdrachten wegwijs gemaakt binnen BplusC.”

Tip voor andere organisaties

Wil je ook aan de slag met Conscious Contracting binnen je organisatie? Het advies vanuit BplusC is kort en krachtig: “doen!”. Wirl: “Kijk naar alle processen binnen je organisatie waar het van meerwaarde kan zijn en betrek mensen van verschillende disciplines bij je projectteam om snel mooie stappen te kunnen zetten.”

Zelf aan de slag?

Wil jij ook een medemenselijke arbeidsovereenkomst? Download dan de Routekaart om direct zelf aan de slag te gaan of meld je aan voor ons Do-It-Yourself traject Conscious Contracting dat start in februari en september 2024.